Decía un refrán que “cualquier tiempo pasado fue mejor” pero, desde luego, eso no es aplicable al uso del Excel como calculador de kilometraje y ahora mismo vamos a exponer una serie de razones que te permitirán ver con más claridad este razonamiento y te ayudarán a ponerte las pilas en eso de las nuevas tecnologías para sacar el mejor beneficio para tu empresa.

5 motivos para dejar de usar el Excel como calculador de kilometraje

1. Adiós al proceso manual

Por supuesto que somos conscientes de que existen programas informáticos que nos han hecho la vida más fácil. Sin embargo, todo llega a su fin, sobre todo cuando estamos hablando de cálculos largos, tediosos y aburridos que podrían llevarnos horas y horas, incluso días y semanas, para conseguir algún resultado mínimamente fiable y, aún así, nos arriesgamos a cometer un sinfín de errores que darían al traste con todo nuestro trabajo.

Hemos de tener en cuenta que el Excel basa su eficacia en introducir manualmente los datos en una hoja de cálculo. Piensa ahora en una empresa de movilidad en la que el parque móvil está compuesto por una buena cantidad de vehículos. ¿Te imaginas introducir los datos del kilometraje de cada coche manualmente? ¡Agotador… y una auténtica pérdida de tiempo y productividad!

Debes pensar que, en la actualidad y gracias a las nuevas tecnologías, nos encontramos con software auténticamente optimizado. Un ejemplo de ello serían las apps de movilidad, que instaladas por ejemplo en el teléfono móvil, como es el caso de Bixpe, permite al trabajador no tener que estar usando papel y luego transportando datos a otro programa.

Además, esta app de movilidad está constantemente funcionando, dentro de la franja horaria que hayas previsto. Durante ese tiempo estás monitorizando, en tiempo real, la actividad de cada trabajador. Ves sus rutas, por dónde pasa, cuándo conduce, de qué modo… Luego solo es necesario dar unos minutos para que toda la información te venga a través de un informe en el que no has gastado ni tiempo ni dinero y ahí tienes todo cuanto precisas como calculador de kilometraje.

2. Fuera errores

Estudios recientes han estimado que cerca del 90 por ciento de las hojas de cálculo contienen errores que, en algunos casos, pueden modificar significativamente el resultado de todo el trabajo.

Desde luego estos datos no deben extrañarnos, al fin y al cabo, cuando trabajamos sobre una hoja de Excel, nuestro control sobre los editores de celda es incipiente y es más factible el error humano. Mientras llevas a cabo el proceso de detectar errores que deben ser subsanados, estás perdiendo un tiempo y un trabajo preciosos, que podrían ser empleados en otros menesteres más productivos para la empresa.

3. Fraude

Cómo te quedarías si supieras que un 5% de los gastos estipulados cada año, según hojas de cálculos, podrían ser fraudulentos. Así lo atestigua la Asociación de Inspectores Certificados de Fraude, un ente internacional que avisa de que la apropiación indebida representa un 85% de los fraudes detectados en Excel y que, en su mayoría, están relacionados con reembolsos. ¡Vaya pico del presupuesto!

4. Seguridad

La vulnerabilidad es otro de los grandes problemas a la hora de emplear Excel como calculador de kilometraje. En realidad, los problemas de seguridad inherentes al correo electrónico han existido desde siempre y ese peligro solo ha ido en aumento, con el paso del tiempo.

A la hora de compartir hojas de cálculo por email, esos datos se vuelven más vulnerables e inclinados a que puedan ser modificados por personas que acceden a ellos sin autorización. Lo cierto es que las hojas protegidas con contraseñas o las celdas bloqueadas no parecen suponer una gran defensa.

5. Visibilidad

Aun en el caso de que admitamos que Excel puede ayudar a llevar los pequeños gastos de seguimiento de un negocio simbólico, lo cierto es que no podremos de ninguna manera vincular esos datos con los recibos o imágenes selladas o firmadas que demuestren que los gastos son ciertos.

Además, por si esto fuera poco, no es un sistema que pueda integrarse con las secciones corporativas y de contabilidad y tampoco puede ofrecer una disponibilidad completa y accesible de todos los datos de gastos.

De este modo, tenemos que volver a estar supeditados a informes y más informes para los que se precisan horas y horas de trabajo y que siempre vienen bajo la sospecha de que se haya podido cometer algún tipo de error. Algo completamente ajeno a la app de movilidad, que te permite eliminar de un plumazo todos estos inconvenientes.

Imagen de OpenClipartVectors

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