Existen dos tipos de tiempo: el del reloj y el tiempo real. En el reloj cada minuto tiene 60 segundos, cada hora tiene 60 minutos, cada día 24 horas y el año 365 días. El tiempo siempre pasa igual. Sin embargo, en el tiempo real todo es relativo. El tiempo vuela o se hace eterno dependiendo de lo que estés haciendo. Por ello, sea cual sea tu caso, te vamos a enseñar a optimizarlo para cumplir tus objetivos satisfactoriamente.
¿Qué es la gestión de tiempo o time management?
La gestión del tiempo o, como se conoce en el mundo anglosajón, time management, es la capacidad para planificar y controlar de forma consciente la cantidad de tiempo invertido en diversas tareas.
Se trata de maximizar la eficacia, eficiencia y productividad, no solo en el ámbito laboral, sino también en la vida personal. La meta no es hacer más cosas en menos tiempo, sino hacer lo que realmente importa y añade valor, en el tiempo necesario.
¿Por qué necesitas tener una buena organización y gestión del tiempo?
En un mundo cada vez más acelerado, donde las tareas y responsabilidades se acumulan en los escritorios y las bandejas de entrada digitales, la gestión del tiempo en el trabajo se convierte en un componente esencial para el éxito en el entorno laboral. Pero ¿por qué es tan crucial?
Un activo irrecuperable: el tiempo
Primero, es importante comprender que el tiempo es un recurso no renovable. A diferencia del dinero o los recursos materiales, una vez que el tiempo se ha gastado, no hay manera de recuperarlo. En ese sentido, cada minuto malgastado es una oportunidad perdida, no solo para la empresa sino también para el desarrollo profesional y personal del empleado.
Productividad y eficacia: maximiza tu potencial
Cuando gestionas bien tu tiempo, maximizas tu eficacia y tu productividad. No se trata de estar ocupado, sino de estar enfocado en las tareas que realmente importan. Esto puede llevar a un rendimiento laboral mejorado, lo cual es beneficioso tanto para el empleado como para la empresa. Un trabajador más productivo puede contribuir más al equipo y a la organización, lo que a menudo se traduce en un avance profesional y un reconocimiento más significativo.
Bienestar y equilibrio entre trabajo y vida personal
Una mala organización del tiempo puede generar niveles altos de estrés y agotamiento. Al contrario, una adecuada gestión permite un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, contribuyendo a una mayor satisfacción en ambos ámbitos.
Esto es especialmente importante en un mundo donde los límites entre el trabajo y la vida personal a menudo se desdibujan debido a la tecnología y las expectativas sobre la disponibilidad constante de los empleados.
Desarrollo profesional y crecimiento
Gestionar eficazmente tu tiempo te da la oportunidad de enfocarte en el desarrollo profesional. Con el tiempo bien gestionado, al desbloquear tus tareas a causa de la productividad, puedes dedicar momentos a aprender nuevas habilidades, a la formación continua y al networking, elementos clave para el avance y el crecimiento en tu carrera.
10 consejos una gestión eficaz del tiempo en el trabajo
Ahora bien, ¿cómo gestionar el tiempo y organizar mejor mi día? Si quieres optimizar tu tiempo y convertirte en un experto del time management prueba a implementar estos consejos en tu rutina del trabajo:
1. La agenda: tu mejor aliado
Hazte con una agenda y anota todo lo que haces durante una semana: pensamientos, conversaciones y actividades. Este simple acto te dará una perspectiva valiosa sobre cómo empleas tu tiempo. De este modo, puedes descubrir qué cantidad de tiempo estás desperdiciando y cuánto estás siendo realmente productivo.
2. Asignación de tiempo para conversaciones clave
Toda conversación o tarea que contribuya a tu éxito debe tener un tiempo asignado. Utiliza momentos específicos para evaluar y priorizar tus tareas, eliminando aquellas que no aportan valor.
3. Enfócate en lo que realmente importa
Intenta dedicar al menos el 50% de tu tiempo a las actividades que generan los mejores resultados. Es la mejor forma de garantizar que estás invirtiendo tus esfuerzos donde realmente cuentan.
4. Prever interrupciones
Siempre incluye un espacio en tu agenda para interrupciones imprevistas. De este modo, podrás manejar mejor cualquier contingencia sin que desbarate todo tu día.
5. Los primeros 30 Minutos son cruciales
Emplea los primeros 30 minutos de tu día laboral para planificar tus actividades. No empieces ninguna tarea sin tener claro qué quieres lograr durante el día. Es el período más crítico para establecer el tono de tu jornada laboral.
6. Preparación y evaluación de tareas
Antes de realizar cualquier tarea o llamada, toma cinco minutos para definir qué resultados esperas obtener. Al finalizar, evalúa durante otros cinco minutos si has alcanzado esos objetivos. Si no es así, analiza qué falló y cómo puedes mejorar.
7. Establece límites
Si necesitas centrarte en una tarea importante, informa a tus compañeros de trabajo. Un simple letrero de «no molestar» puede ser suficiente para garantizar que tienes el espacio y el tiempo para concentrarte plenamente.
8. Controla las interrupciones digitales
No sientas la necesidad de responder a cada correo electrónico o llamada inmediatamente, a menos que sea esencial. Asigna tiempos específicos del día para manejar estas tareas y mantén el enfoque en tus actividades más importantes.
9. Minimiza las distracciones
Evita las redes sociales y otras distracciones digitales a menos que aporten un valor real a tu trabajo. Son un pozo de tiempo que puede desviarte fácilmente de tus objetivos.
10. La regla del 80/20
Recuerda que no puedes hacerlo todo. El principio de Pareto establece que el 20% de tus actividades generará el 80% de tus resultados. Identifica y concéntrate en ese 20% crítico.
Dicho esto, cada persona es un mundo. Prueba a organizar tu día siguiendo estas recomendaciones y quédate con aquellas que mejor te funcionen.
Fuente: https://www.entrepreneur.com/article/219553
