Aún no conozco a nadie que no haya perdido parte del tiempo de su jornada laboral en reuniones. Sí, no todas las reuniones son válidas y mucho menos productivas. Hay que aprender a organizarlas y llevar un control horario de las horas de trabajo para ser lo más productivo posible.

Cuando las reuniones se vuelven un problema

Somos conscientes de que la mayor parte del tiempo de los grandes directivos se emplea en convocar reuniones. Sin embargo, si no están bien planificadas, estos eventos simplemente conseguirán que los empleados pierdan parte de su jornada laboral.

Los principales motivos que conllevan a reuniones improductivas son dos: resolución de conflictos egocentristas y el auto-interés departamental. Es decir, cada asistente se considera el mejor frente a sus compañeros y cada departamento mirará por sus propios intereses en vez del objetivo global final.

Lidiar con estos problemas lleva mucho tiempo, de ahí la importancia de marcar un control horario para limitar las reuniones a las estrictamente necesarias.

Conseguir reuniones productivas

La máxima de cualquier reunión laboral debe ser la de conseguir información por parte de los implicados en cada proyecto y, como consecuencia, marcar los pasos a seguir para conseguir la máxima productividad y llegar a la fecha de finalización sin demoras ni imprevistos.

Reunirse por amor al arte no tiene sentido. Ya se sabe, no por pasar muchas horas en el sitio de trabajo se está trabajando o, al menos, se es productivo. Sin embargo, es factible conseguir reuniones productivas siguiendo estos sencillos consejos:

  • Márcate el objetivo a priori. Si no lo tienes, mejor no convoques nada. Deja que tus empleados continúen su jornada laboral sin interrupciones.
  • Elige con cuidado a los asistentes. A una reunión no tiene por qué asistir toda la plantilla. Convoca únicamente a aquellos trabajadores implicados en el proyecto en cuestión.
  • Redacta una orden del día y hazla llegar a los integrantes de la reunión antes del evento. Así das opción a que cada uno se prepare con antelación la información que quiere transmitir.
  • Al finalizar la reunión debe existir un acta. Aunque parezca más trabajo, emplear unos minutos a redactar un acta de la reunión mantenida registrará lo pactado y nadie tendrá dudas sobre las funciones que debe realizar.

Como ves, seguir el control horario marcado por la empresa o las necesidades de cada proyecto no es una tontería. Puedes ayudarte de apps e implicar a todos tus empleados, consiguiendo una eficacia y productividad más alta que nunca. Echa un vistazo a Bixpe y déjanos saber qué necesitas.


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