Dicen que una oficina sin papel consigue distribuir mejor su fuerza de trabajo. Tal vez parezca algo drástico, pero basta con echar un vistazo a la cantidad de tiempo que podemos llegar a perder cuando no tenemos las tareas automatizadas, algo por demás de lo más sencillo en la era digital.

Olvida el uso del papel para controlar a tus equipos móviles

Muestreo, toma de datos, agendas, paso de datos a ordenador, Excel, informes, cotejos… es como si todo precisara de un trabajo doble, un tiempo exquisito que nos resta productividad en otras áreas. ¿La solución? Dejar atrás el uso del papel para controlar a tus equipos móviles

Por supuesto, además de racionalizar tiempo y energía, estarás ahorrando dinero y ofreciendo un entorno ecológicamente más sostenible. No se podría pedir más.

El ahorro económico

Solo cabe imaginar la típica mesa de despacho con la pila de papeles y documentos de más de medio metro. En esa pila suele haber unas 10.000 hojas, que es el promedio que se ha calculado para un solo empleado de oficina y las cifras no paraban de crecer, a una media de un 22% anual.

Se ha calculado que las empresas norteamericanas gastan más de 120 mil millones de dólares al año solo en formularios impresos: facturas, órdenes de compra, formularios de inscripción, formularios de reembolso de gastos… Todos esos papeles no podrán estar actualizados al menos en los próximos tres meses.

Los cálculos han sido realizados por The Paperless Project, un consorcio que se ha centrado en convencer a las empresas y organizaciones para que conviertan sus contenidos en papel en contenidos electrónicos. De este modo pretenden abandonar viejos sistemas de trabajo que se han revelado como infecientes, lentos y costosos.

Evidentemente, en la actualidad, el proceso manual se puede dejar atrás gracias a la computación en la nube, las apps de firma digital, las soluciones de gestión de documentos y automatización de negocios… Queda claro que un entorno empresarial sin papel es factible.

Ventajas de una menor dependencia del papel

  • Accesibilidad. Ya no hace falta bucear a través de cientos de documentos y tampoco esperar a que el papeleo llegue a nuestra mesa, a que nos lo pasen otros departamentos, a cotejarlos…
  • Menos probabilidad de pérdida de documentación. Todavía no es posible garantizar que un archivo electrónico no se va a perder, pero lo cierto es que la proporción con respecto al documento en papel es mucho más pequeña.
  • Facilidad de intercambio de información. Un documento en papel solo puede ser enviado a una sola persona, so pena de una considerable inversión en fotocopias para distintos destinatarios. Sin embargo, un archivo electrónico puede ser destinado a muchos usuarios de una sola vez.
  • Mejora en la distribución del trabajo. Ya no hace falta estar en la oficina pasando datos de campo a otros documentos, hojas de cálculo, informes… Ese precioso tiempo que ahorramos podemos destinarlo a trabajos fuera de la oficina, a repartos, a visitas a clientes, a salidas de emergencia, a reuniones con proveedores…

Los empleados móviles

Es cierto que hubo una época en que parecía que trabajar fuera de la central era como caer en desgracia. Sin embargo y en la actualidad, distintos estudios han puesto de manifiesto que solo en EE.UU. más del 40% de la fuerza laboral trabaja desde casa, desde una oficina satélite o desde cualquier otro lugar fuera de las instalaciones de la empresa.

Este cambio ha supuesto una enorme mejora en la productividad y grandes ahorros en costes de infraestructura, lo que hace más probable que esta tendencia siga al alza durante la próxima década.

Paralelamente al hecho de distribuir la fuerza de trabajo, hemos aprendido que estos empleados móviles han reducido notablemente su dependencia del papel. De hecho, ellos mismos han empezado a automatizar ciertos procesos del negocio que antes precisaban toneladas de documentos impresos.

Parece claro que, en contrapartida, hay que empezar a olvidar el uso del papel para controlar a tus equipos móviles; entre otras cosas, porque facilitas el trabajo de tu plantilla itinerante.

Las apps de movilidad

El software de geolocalización telefónica, como Bixpe, permite instalar en el smartphone de cada empleado una sencilla app que permite, entre otras cosas, automatizar todos los procesos de toma de datos y creación de infomes.

Apenas un golpe de ratón y, en pocos minutos, dispondrás de comparativas y cotejo de datos que te dejarán impresionado, gracias a una simpleza extrema, a pesar de su control exhaustivo. Puedes probarlo gratis durante 30 días.

Imagen de OpenClipartVectors

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