En comparación con los formularios en papel, la investigación muestra que los formularios móviles pueden mejorar la productividad anual en un 35% y mostrar un retorno de la inversión en sólo seis meses. Deshacerse de la forma en que una empresa ha recopilado datos durante años puede no ser una decisión fácil de tomar, pero es necesario. De acuerdo con un reciente informe de Xerox, casi la mitad de las pequeñas empresas dicen que están perdiendo el tiempo en los procesos de papel. ¿No es hora de que emigremos a un entorno móvil?

¿Por qué tu equipo necesita evolucionar al trabajo sin papel?

Por un lado, los formularios basados en tecnología mobile son más rápidos de completar y casi siempre son más precisos. Y el uso de aplicaciones para dispositivos móviles reduce la cantidad de costos de impresión, almacenamiento y distribución que genera a las empresas una gran cantidad de gastos.

Del mismo modo, los formularios  móviles pueden acompañar a los empleados sobre la marcha, ya sea que se desvían de la oficina para una reunión de ventas o asistir a una feria. Ya no hay necesidad de volver a la sede para compartir nuevos detalles de clientes o procesar un documento. El compartir en tiempo real ahorra costes y horas, dando a los equipos que viajan una mayor flexibilidad y herramientas eficientes.

Pasos para la eliminación de los formularios de papel

Eliminar el papel puede sonar desalentador, pero hay algunos pasos sencillos para empezar a pasar la información del negocio de papel a móvil, que garantiza una transición sin problemas.

Primeros pasos: No trates de revisar toda la organización a la vez. Mira los formularios más utilizados e inicia el proceso allí.

Cambia el portátil por una app: en lugar de llevar un portátil tradicional a tu próxima reunión, descarga una aplicación o software en un dispositivo móvil para acelerar el proceso. Considera la posibilidad de utilizar formularios móviles disponibles en línea para facilitar la transición

Invertir en herramientas de colaboración en línea: El uso de software como Google Drive o Dropbox puede facilitar la colaboración y el intercambio de documentos. Cualquier persona dentro de una organización puede acceder a ellos cuando sea necesario.

Aceptar pagos digitales: En lugar de preocuparse por llevar un talonario de cheques o cobrar un cheque más tarde, al aceptar pagos digitales a través de Square o Paypal, las empresas pueden realizar transacciones más rápido.

Una vez que toda esa información se recopila, las empresas pueden ampliar aún más la forma en que utilizan sus datos porque las herramientas digitales permiten más espacio para un mejor uso. Ir al  “sin papel” es una forma completamente nueva de trabajar en equipo que anuncia futuro.

Nuevo llamado a la acción

Fuente: http://www.itproportal.com/features/why-your-team-needs-to-go-paperless/


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