Cambiar de metodología de trabajo es una gran decisión y, como suele decirse, eliminar hábitos lleva su tiempo. Aun así, es realmente sencillo eliminar el papeleo y comenzar a trabajar en la era digital. Antes de realizar el cambio, querrás asegurarte las ventajas y comprobar que los nuevos procesos a seguir te harán las cosas más fáciles.

No permitas que tu metodología actual te ralentice. Compartir online puede ahorrarte hasta 4 días a la hora de procesar un documento, lo que marcará la diferencia en tu negocio. Aquí tienes algunas de las maneras en que los Formularios Móviles te ayudarán a ahorrar tiempo.

¿Pueden ahorrarte tiempo los Formularios Móviles?

No dejas a la oficina en espera

Si tienes trabajadores de campo o en locales remotos, seguramente estén acostumbrados a rellenar formularios físicos que dejarán en tu oficina con posterioridad. O puede que tengan que esperar hasta tener acceso a un ordenador para completar tareas administrativas. Retrasos en el tiempo entre la finalización de la tarea y el papeleo puede llevar a inexactitudes y aumente el riesgo de no completar realmente el trabajo.

Este tipo de procesos también implica pérdida de tiempo para los trabajadores en la oficina, pues tendrán que esperar a recibir la información antes de poder dar el siguiente paso y cerrar la orden de trabajo, facturar al cliente o, incluso, emitir un informe.

Emplear software de recopilación de datos para gestionar la información del trabajo de campo o remoto en tiempo real significa que los jefes puedan realizar ajustes en el calendario de trabajo así como saber en todo momento en qué estado se encuentra el proyecto, asegurándose de cumplir con los plazos marcados.

Incrementa la movilidad

La gran ventaja de los Formularios Móviles es que se rellenan desde smartphones o tablets. Estos dispositivos pueden llevarse a todas partes, con lo que tu equipo podrá mandar la información desde oficinas remotas o a largas distancias. Como ya he dicho, disponer de esta información a tiempo permitirá tomar decisiones y confeccionar procesos que aumenten la productividad sin retrasos.

Almacena la información en una única base de datos

Al rellenar un formulario en un Smartphone o Tablet, la información se mandará donde quieras que vaya. No tendrás que rearchivar o reescribir los datos, con lo que ahorraras incontables horas de trabajo.

Almacenar la información en una base de datos se traduce en que será mucho más accesible cada vez que la necesites. ¿No crees que es mucho más fácil buscar un informe de hace cinco años en una base de datos que rebuscar entre archivos y archivos llenos de papeles?

Además, guardar la documentación en una base de datos en la nube te permite acceder a ella en cualquier momento, independientemente de donde te encuentres.

Automatiza el trabajo empleando Formularios Móviles

A veces, rellenar un formulario es solo un primer paso. Siempre podrás automatizar el proceso de trabajo de forma que el formulario se envíe al gestor, las imágenes se suban directamente a Dropbox y el cliente reciba un email con la información del trabajo realizado. Todo esto simplemente rellenando un Formulario Móvil. Sin mayor necesidad de cumplimentaciones manuales.

Minimiza las pérdidas de tiempo y retrasos sacando partido de la tecnología móvil para que tus procesos de trabajo sean mucho más eficientes.