Las empresas que no logran mantenerse al día con la última tecnología de “oficina inteligente” probablemente se queden atrás en términos de productividad y competitividad, según Konica Minolta.La firma de servicios administrados dice que la tecnología ya ha cambiado nuestra forma de trabajar, convirtiendo cualquier ubicación en una oficina móvil. Dice que las empresas pueden encontrar más difícil atraer talentos de alto rendimiento si no se ajustan.

Ventajas de imprimir documentos a distancia y de manera inteligente

Adquirir soluciones inteligentes para el lugar de trabajo, como el caso de la impresión de documentos en una smart office, ofrece beneficios medibles en cuatro áreas clave:

Gestión de costes

Los procesos más inteligentes como la impresión por tracción pueden reducir los costes de impresión en un promedio del 30%. Los usuarios pueden imprimir documentos desde cualquier lugar, de forma segura y realizar un seguimiento de toda la actividad de impresión, reducir el derroche y contener los costes. Los documentos se envían a un sistema de cola central y se liberan sólo cuando el usuario los identifica en la impresora. Por lo tanto, las personas sólo imprimen lo que necesitan, lo que se traduce en ahorro y una mayor eficiencia medioambiental.

Las impresoras inteligentes también pueden asignar el coste de impresión a usuarios específicos y sus centros de coste. Como resultado, las empresas pueden explicar con mayor precisión qué departamentos tienen la mayor necesidad de impresoras y decidir con mayor precisión cuándo comprar nuevas impresoras, cuántos y qué tipos de dispositivos adquirir y dónde ubicarlos dentro de la oficina.

Eficiencia

El software de captura de datos que utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una solución de negocio ampliamente utilizada. Cuando los usuarios pueden buscar documentos escaneados o editar archivos PDF de sólo lectura, pueden ser más eficientes.

La tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una solución comercial ampliamente utilizada que convierte documentos complejos de forma rápida y precisa para que los usuarios puedan buscarlos y editarlos y reemplazar procesos inconvenientes y que consumen mucho tiempo en papel con flujos de trabajo electrónicos optimizados y eficientes.

Movilidad

Cómo las empresas aceptan la movilidad, sigue siendo esencial para poder imprimir desde cualquier dispositivo. Los empleados pueden ser más productivos, ya que no tienen que encender una computadora para poder imprimir. Es ideal para los empleados que viajan por negocios, no trabajan regularmente en una oficina física o trabajan a tiempo parcial en casa.

Seguridad

La seguridad de los documentos es primordial en muchas empresas. Confiar en los empleados para mantener los documentos seguros es importante, pero no garantiza que los documentos sensibles no se queden en las impresoras, por ejemplo.

Las soluciones de seguridad de documentos pueden ayudar a las empresas ofreciendo más control. Por ejemplo, cuando los empleados usan tarjetas de deslizamiento para liberar la impresión en la impresora.

Gestion de equipos comerciales

Fuente: https://itbrief.co.nz/story/smart-office-way-future/


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